به منظور انتشار نوشتارهای علمی در حوزه دانش حشره شناسی توسط نشریه نامه انجمن حشره شناسی ایران، مطالعه و رعایت دقیق موارد زیر قبل از ارسال مطالب مورد نظر ضروری است:
اول: رعایت ساختار در نوشتارهای ارسالی
نامه انجمن حشره‌شناسی ایران، مقاله‌های پژوهشی، مقاله‌ها و گزارش های کوتاه علمی-پژوهشی، تک‌نگاشت‌ها ، گزارش موردی، مرور کتاب، نامه به سردبیر و مقاله های مروری را در زمینه دانش حشره‌شناسی و علوم وابسته به آن، به یکی از زبان‌های انگلیسی یا فارسی، مشروط بر اینکه در گذشته به چاپ نرسیده و همزمان نیز برای بررسی و انتشار به نشریه دیگری ارسال نشده باشد و ضوابط زیر نیز به دقت در آن‌ها رعایت شده باشد، برای انتشار، مورد بررسی قرار می‌دهد.
-نوشتار باید در قطع A4 با نرم‌افزار Word با فاصله سطرهای یک و نیم، تنظیم شده و از طریق وبگاه مجله ارسال شود.
- عنوان نوشتار جامع بوده و از 25 کلمه تجاوز نکند (در زیر عنوان فارسی، عنوان انگلیسی نوشته شود). نیازی به ذکر نام توصیف‌کننده گونه در عنوان مقاله نیست ولی ذکر نام راسته و خانواده به‌روش معمول، ضروری است.
- نام کامل نگارنده (نگارندگان) با ذکر نشانی دقیق محل کار، تلفن، پست الکترونیکی (E-mail) و شناسه ORCID درج شود. چنانچه مقاله بیش از یک نگارنده داشته باشد، امضای سایر نگارندگان ضروری است.
- چکیده شامل مجموعه فشرده و گویایی از مقاله است که باید ضمن تأکید بر روش کار و نتایج، از 250 کلمه تجاوز نکند.
- واژه‌های کلیدی بلافاصله بعد از چکیده ذکر شده و در زیر آن، چکیده انگلیسی همراه با واژه‌های کلیدی درج شود.
تنظیم متن مقاله بسته به نوع مقاله ممکن است با آنچه در این راهنما آمده است تا حدودی متفاوت باشد، به هرحال، باید با مقدمه شروع و به بررسی منابع ختم شود. نام علمی "جنس و گونه" با حروف لاتین خوابیده (ایتالیک) نوشته شود. هنگامی‌که نام گونه برای اولین بار ذکر می‌شود، باید نام توصیف‌کننده آن نیز نوشته شود. درصورت تکرار، نام جنس به‌اختصار نوشته شده و از ذکر نام توصیف‌کننده خودداری شود. برای بیان اوزان و مقادیر، سیستم متریک مورد استفاده قرار گیرد.
منابع مورد استناد در متن مقاله، با حروف لاتین و به یکی از صورت‌های زیر درج شود:
Shojai (2002)
Neal and Bentz (1999)
Radjabi et al. (1997) (بیش از دو نگارنده)
منابع داخل پرانتز با رعایت موارد فوق نیز قابل استناد هست. مثل (Perring et al., 1993)، (Parsi and Khosrowshahi, 1990). درصورت ارجاع همزمان به چند منبع، منابع داخل پرانتز به‌ترتیب از سال‌های پایین به بالا مرتب و توسط ";" از همدیگر تفکیک شوند، مثل (Perring et al., 1993; Baldanza, 1996).
- مقدمه باید علاوه بر معرفی و توجیه موضوع مورد بررسی و مرور منابع علمی و پژوهش‌های انجام‌شدة قبلی، بیانگر هدف تحقیق نیز باشد.
- مواد و روش‌ها شامل شرح کامل مواد به‌کاررفته و روش‌های بررسی است. در مورد روش‌های اقتباس‌شده، فقط به ذکر منابع اکتفا شود.
- نتایج به‌دست آمده می‌تواند با جدول و شکل همراه باشد. جدول باید فاقد خطوط عمودی بوده و در صفحه‌ی جداگانه‌ای به انگلیسی ارایه گردد. عنوان جدول به فارسی و انگلیسی نوشته شود. تمام نمودارها (به انگلیسی)، عکس‌ها، نقاشی‌ها و طرح‌ها، به نام شکل در مقاله منعکس و در صفحه‌ی جداگانه‌ای ارایه گردد. عکس‌های سیاه و سفید با dpi = 300 و عکس‌های رنگی با dpi معادل 600 ارسال شود. زیر‌نویس شکل‌ها با ذکر شماره‌های مربوطه در صفحه‌ی جداگانه‌ای به فارسی و انگلیسی ارایه شود. ذکر منابع شکل‌های اقتباس‌شده ضروری است.
بحث باید شامل تجزیه و تحلیل نتایج به‌دست آمده باشد و با استناد به نتایج سایرین مورد تفسیر و ارزیابی قرار گیرد.
- سپاس‌گزاری با رعایت اختصار ارایه شود.
- منابع به زبان انگلیسی و طبق الگوی مجله، تهیه و بر اساس حروف الفبای نام‌خانوادگی اولین نگارنده مرتب شود.
.
مقالة کوتاه علمی فاقد عناوین فرعی بوده (به‌استثنای چکیده و منابع) و نباید از 4 صفحه بیشتر باشد. چنان‌که مقالة کوتاه علمی به زبان فارسی تهیه شود، چکیدة انگلیسی حداکثر 100 کلمه خواهد بود و بالعکس. در صورتی‌که مقالة کوتاه علمی مربوط به گزارش (گزارش‌های) جدید برای فون ایران است، ارایة تأییدیة مربوط به تشخیص گونه از مراجع معتبر الزامی است.
تک‌نگاشت باید دارای ساختار کلی یک مقالة پژوهشی و حد‌اقل 50 صفحه مطالب علمی و پژوهشی باشد.
دوم: تکمیل و ارسال فرم تعارض منافع بعد از امضاء آن که به صورت فایل از این بخش قابل دریافت است.
سوم: تکمیل و ارسال فرم تعهد نویسندگان بعد از امضاء آن که به صورت فایل از این بخش قابل دریافت است.
الگوی مقالات فارسی نامه انجمن حشره شناسی از اینجا قابل دریافت است الگوی انگلیسی هم از اینجا.