نامه انجمن حشره شناسی ایران، پیش نویس هایی را بررسی میکند که قبلاً منتشر نشده باشند یا به طور همزمان برای مجله دیگری ارسال نشده باشند، به استثنای چکیده کنفرانس، پایان نامه ها / رساله  و سخنرانی های منتشر شده. نویسنده مسئول، موظف است اطمینان حاصل کند که همه نویسندگان،از ارسال  پیش نویس  مطلع هستند و آن را تأیید می کنند. این توافقنامه باید به صورت کتبی باشد و همراه با پیش نویس ارسال شود. قبل از ارسال، نویسندگان همچنین باید مطمئن شوند که پیش نویس، با دستورالعمل های مجله مطابقت دارد. این موافقتنامه تضمین می کند که افرادی به عنوان نویسنده نامشان در پیش نویس درج شده که نقش مهمی در تحقیق مرتبط و تهیه پیش نویس دارد  و آنها مسئول محتوای ارسال شده هستند. هر گونه تغییر در فهرست نویسندگان پس از ارسال و قبل از پذیرش باید با اطلاع تمامی نویسندگان صورت گیرد. چنانجه نویسنده ای  فوت شده، نویسنده مسئول موظف است مراتب را به هیئت تحریریه نامه انجمن اطلاع دهد.

نامه انجمن از درج بخشی تحت عنوان نقش نویسندگان استقبال مینماید. این قسمت منطبق بر سیستمی بنام CRediT می‌باشد که نقش هر نویسنده در مراحل مختلف انجام و تهیه پیش نویس ذکر شده و قبل از منابع پیش نویس قرار می‌گیرد.